Elvesztegetett lehetőség: az irodai dolgozók 30%-a nem használtechnikai eszközöket

A digitális átmenet korában az irodáknak temérdek olyan technológiai eszköz áll rendelkezésükre, amelyek a rutinszerű feladatok ellátását hivatottak hatékonyabbá tenni. Azonban nem minden irodatechnikai eszközt egyszerű megérteni vagy használni betanítás nélkül, és ennek komoly hatásai vannak az európai vállalatokra a Sharp kutatása¹ szerint. Számos irodai alkalmazott inkább elkerüli a bonyolult irodatechnikai eszközök használatát, vagy úgy tesz, mintha az eszköz meghibásodott volna, csak, hogy elkerülhesse a használatát. Hatékony munkavégzés? Egyáltalán nem hangzik úgy.

A megkérdezett irodai dolgozók harmada (30 százaléka) inkább egyszerűen megkerüli a problémát azzal, hogy nem használ bonyolult technikai eszközöket. 39 százalékuk inkább saját eszközeit, azaz fogyasztóbarátabb készülékeket, például okostelefonokat vagy laptopokat használ, mert egyszerűbben kezelhetők. Az irodai dolgozók negyede (26 százaléka) elismerte, hogy tett már úgy, mintha egy eszköz elromlott volna, hogy ezzel elkerülje a használatát.

A kutatás a digitális technológiákkal kapcsolatos tapasztalatok hiányára is fényt derített: a megkérdezettek csupán 31% -a mondta azt, hogy magabiztosan tud online konferenciahívást lebonyolítani. A megkérdezettek több mint fele (54 százaléka) biztos benne, hogy munkája sokkal egyszerűbb lenne, ha új technológiák állnának rendelkezésére. További 46 százalék elismerte, hogy nagyobb prioritást adna az információ más osztályok munkatársaival történő megosztásának, ha nem volnának technikai akadályai.

Dr. Sascha Stowasser, a Német Alkalmazott Munkatudományi Intézet igazgatója a következő tanácsot adta a vállalatoknak: - Ha fel akarunk ugrani a digitalizáció vonatára, akkor három fontos dologra kell figyelnünk. 1.) Hallgassunk a dolgozókra. Ha a technológiát nem használják széles körben és értelmes módon, akkor nyilvánvalóan több magyarázatra van szükség. 2.) Kínáljunk továbbképzést. Az alkalmazottak számos új technológiával szembesülnek, különösen a digitalizáció korában. De a továbbképzés és az egész életen át tartó tanulás megszüntetheti az új technológiák használatától való félelmet. 3.) Néha a kevesebb több. A használati utasítások ne legyenek doktori értekezések. Az irodában minden nap használt technikai eszközöknek intuitívnek kell lenniük, és a munkafolyamatokat hatékonyabbá kell tenniük, nem szabad, hogy több munkát eredményezzenek.

- „A legjobb esetben a mindennapi irodai tevékenységekhez használt technikai eszközök működtetése magától értetődő, és nem igényelnek további magyarázatot, vagy betanítást.” - tette hozzá  Starostiák József, Sharp Electronics PPC Solution Support Manager. - A technológiának segítenie kell, nem akadályoznia, és a megoldásokat a felhasználókat szem előtt tartva kell megtervezni. A vállalatok egyszerűen nem engedhetik meg maguknak, hogy ilyen nagy termelékenységi potenciált veszítsenek el.

A Sharp összeállított egy ingyenes útmutatót a munkahelyi termelékenység növelésének lehetőségeiről, amely tartalmazza Dr. Sascha Stowasser tanácsait is és letölthető a www.sharp.hu/unlock oldalról.

1. A kutatást kilenc európai ország (Franciaország, Németország, Egyesült Királyság, Olaszország, Svédország, Lengyelország, Hollandia, Csehország és Magyarország) 6045 irodai dolgozójának megkérdezésével végezték.