A Sharp a KKV-knak is biztosítja a digitális átállás előnyeit

Az új Cloud Portal Office dokumentumkezelő szolgáltatás automatizálja az üzleti adatok rögzítését, kezelését és megosztását

Amellett, hogy a digitális fájlok útközben is elérhető tárhelyeként szolgál, a Cloud Portal Office számos olyan funkciót kínál, amelyek javítják a KKV-k dokumentumkezelési eljárásait. Tartalmazza a manuális és ismétlődő feladatok automatizálásának lehetőségét a Sharp Optimized Software Portfolio eszközének használata révén.

Rob Davis, a Sharp Europe Managed Content Services Business Manager-e elmondta: "A Cloud Portal Office legújabb verziója lehetővé teszi a KKV-k számára, hogy házon belül megvalósítsák a digitális átalakítás folyamatát, munkavállalóik jelentős idejét szabadítva fel ezzel a monoton adminisztrációs feladatok alól, vállalkozásukat pedig agilisabbá és versenyképesebbé tehetik. Nagy potenciál rejlik a folyamatok egyszerűsítésében."

Számos üzleti adminisztrációs feladat még mindig papíralapú, vagy vegyes, azaz papíron és digitális formában tárolt adatokat foglal magában, amit valaki a papírról bevisz a digitális rendszerbe vagy manuálisan történik az iratdokumentumok kezelése. Ez időigényes, fáradságos és magas emberi hibaszázalékot rejt magában. Másrészt a folyamat demotiváló: a Sharp által elvégzett egyik kutatásból*¹ kiderült, hogy az európai irodai dolgozók egyharmada (31%) negatívan jellemezte munkakörnyezetét, mivel túl sok időt töltenek "unalmas" adminisztrációs feladatokkal.

A Cloud Portal Office-t a Sharp Optimized Software portfóliójával társítva lehetővé válik a vállalkozások számára, hogy automatikusan rögzítsék az adatokat szkenneléskor, címkézzék a digitalizált dokumentumokat és előre meghatározott szabályok alapján továbbítsák őket megadott felhasználók vagy csoportok felé. A szolgáltatás rugalmas és személyre szabható bármely vállalkozás egyedi igényeinek megfelelően.

Valós példa: a postázó digitalizálása
A beérkező leveleket felbontják és egy Sharp multifunkciós nyomtató (MFP) segítségével beszkennelik. A legfontosabb információkat, például a feladó nevét és címét, a címzett nevét és a dátumot optikai karakterfelismerő (OCR) használatával kinyerik. Ezt követően a Cloud Portal Office a beolvasott dokumentumot a címzett mappájába helyezi, és e-mailes értesítést küld, a küldeményre mutató hiperlinkkel.

Miután a digitális levél bekerült a rendszerbe, létrejön egy ellenőrzési nyomvonal, amely jobb láthatóságot biztosít, valamint jobban megérthető az információ vállalkozáson belüli áramlásának módja. A késések vagy a szűk keresztmetszetek egyszerűen azonosíthatók és megoldhatók.

Valós példa: számlák kezelése
Az olyan fejlettebb folyamatok, mint például a számlák kezelése, a dokumentumok beérkezésüket követő lehető leggyorsabb digitalizálása a kifizetések késének csökkenését, a beszállítókkal való kapcsolat javulását, a büntetések elkerülését eredményezi.

A számlákat egy Sharp MFP segítségével beszkennelik, és az Advanced Data Extraction modul révén a rendszer OCR segítségével kiemel sorokat és összeveti a meglévő megrendelés számokkal. A számlákat ezután a Cloud Portal Office tárolja és a számla jóváhagyására jogosult személy e-mailes értesítést kap a számla beérkezéséről. Jóváhagyás után a számviteli rendszer frissül és a számla kifizethető.

A Sharp Cloud Portal Office megvásárolható a Sharp-tól és partnereitől. További információért kattintson ide www.sharp.hu

*¹ A kutatást kilenc EU tagország összesen 6.045 irodai dolgozójának bevonásával végezték el Franciaországban, Németországban, Egyesült Királyságban, Olaszországban, Svédországban, Lengyelországban, Hollandiában, Csehországban és Magyarországon.